Die Zukunft der Unternehmenskommunikation
Bei der heute immer stärker werdenden Digitalisierung reicht es nicht mehr aus, lediglich auf klassische Telefonanlagen zu setzen. Microsoft Teams bietet dir die Möglichkeit, deine gesamte Unternehmenskommunikation in einer zentralen Plattform zu bündeln – inklusive Telefonie. Mit der Teams Telefonie kannst du Anrufe tätigen, empfangen und verwalten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen
In diesem Artikel erfährst du, welche Vorteile Teams Telefonie bietet, wie du sie einrichtest und welche Herausforderungen auftreten können – und wie du diese erfolgreich bewältigst.
Was ist Microsoft Teams Telefonie?
Microsoft Teams Telefonie, auch bekannt als Teams Telefon und Teams Phone, ermöglicht es dir, deine Telefonanlage durch die cloudbasierte Lösung von Microsoft zu ersetzen. Mit dieser Funktion kannst du sowohl interne als auch externe Anrufe direkt über Microsoft Teams abwickeln.
Zur Anbindung an das Telefonnetz (PSTN, Public Switched Telephone Network) stehen je nach Ausgangssituation verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Microsoft-Anrufplan
Microsoft stellt dir als PSTN-Anbieter Rufnummern und Minutenpakete direkt aus der Cloud zur Verfügung. Du benötigst keine zusätzliche Hardware oder einen Drittanbieter.
Wenn du den Microsoft-Anrufplan als Anbindungsoption auswählst, hast du die Wahl zwischen Anrufplanoptionen, einschliesslich Inlands-, internationaler und nutzungsbasierter Bezahlungspläne. - Direct Routing
Mit Direct Routing kannst du deine bestehende Telefonanlage in Teams integrieren. Diese Option ist ideal, wenn du bereits mit deinem Netzbetreiber in eine Telefonielösung investiert hast und diese weiter nutzen möchtest. - Operator Connect
Wenn dein vorhandener Netzbetreiber am Microsoft Operator Connect-Programm teilnimmt, kann er PSTN-Anrufe für dein Unternehmen verwalten. - Teams Telefon für Mobilgeräte
Wenn dein bestehender Netzbetreiber am Microsoft Teams Telefon für Mobilgeräte-Programm teilnimmt, kann er den Dienst für die Verwendung von SIM-fähigen Mobiltelefonnummern mit Teams verwalten.
→ Entscheidungshilfe zur Wahl deiner passenden Anbindungsoption
Vorteile der Microsoft Teams Telefonie
Die Integration der Telefonie in Microsoft Teams bietet dir eine Vielzahl von Vorteilen, die deine Unternehmenskommunikation effizienter machen:
- Zentralisierung der Kommunikation
Mit Teams Telefonie kannst du alle Kommunikationskanäle – von Chats und Videokonferenzen bis hin zu Telefonaten – in einer Plattform vereinen. Du musst nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, was die Produktivität und Effizienz in deinem Unternehmen steigert. - Kostenersparnis
Durch die Konsolidierung deiner Kommunikationsmittel kannst du erhebliche Kosten einsparen. Klassische Telefonanlagen sind oft mit hohen Anschaffungs- und Wartungskosten verbunden. Teams Telefonie läuft vollständig in der Cloud, sodass du keine zusätzliche Hardware benötigst und keine separaten Wartungsverträge abschliessen musst. - Flexibilität und Mobilität
Teams Telefonie ermöglicht es dir, von überall aus Anrufe zu tätigen und zu empfangen – egal, ob du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs bist. Du kannst Anrufe über den Desktop-Client, die mobile App oder sogar über dedizierte Microsoft Teams-Telefone abwickeln. - Erweiterte Funktionen
Die Teams Telefonie bietet dir Funktionen, die über das hinausgehen, was herkömmliche Telefonanlagen bieten. Dazu gehören:- Anrufweiterleitung und -umleitung
- Voicemail-Integration mit automatischer Transkription
- Anrufwarteschlangen und automatische Telefonzentralen
- Anrufaufzeichnung (abhängig von den Richtlinien deines Unternehmens)
- Skalierbarkeit
Teams Telefonie wächst mit deinem Unternehmen. Du kannst Benutzer und Funktionen einfach hinzufügen oder entfernen, ohne in zusätzliche Hardware investieren zu müssen.
Herausforderungen bei der Integration von Teams Telefonie
Wie bei jeder neuen Technologie können auch bei der Einführung von Teams Telefonie Herausforderungen auftreten. Hier sind die häufigsten Probleme – und wie du sie lösen kannst:
Netzwerkanforderungen
Da die Teams Telefonie auf VoIP (Voice over IP) basiert, benötigt sie eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite. Eine unzureichende Netzwerkinfrastruktur kann zu Problemen wie Verzögerungen, Echos oder schlechter Sprachqualität führen.
Lösung
Stelle sicher, dass dein Netzwerk für VoIP optimiert ist. Du kannst:
- Quality of Service (QoS) einrichten, um VoIP-Traffic Priorität zu geben.
- Die Bandbreite erhöhen, insbesondere in Netzwerken mit vielen gleichzeitigen Nutzern.
- Einen Verbindungstest mit dem Microsoft 365 Network Connectivity Test durchführen, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
(→ Hilfestellung zur Verwendung des Verbindungstests)
Integration mit bestehenden Systemen
Wenn du bereits eine Telefonanlage oder ein CRM-System nutzt, kann es herausfordernd sein, diese mit Microsoft Teams zu integrieren. Besonders Unternehmen mit komplexen Kommunikationsstrukturen stehen oft vor technischen Hürden.
Lösung
- Nutze die Direct-Routing-Anbindungsoption, um deine bestehenden Systeme nahtlos mit Teams zu verbinden. Arbeite mit einem erfahrenen IT-Dienstleister zusammen, der sicherstellen kann, dass die Integration reibungslos funktioniert.
Benutzerakzeptanz
Mitarbeitende, die an klassische Telefonanlagen gewöhnt sind, könnten Schwierigkeiten haben, sich an die neue Technologie anzupassen. Widerstände können auftreten, wenn die Vorteile nicht klar kommuniziert werden oder keine ausreichende Schulung stattfindet.
Lösung
- Biete umfassende Schulungen an, um deine Mitarbeitenden mit der neuen Technologie vertraut zu machen.
- Zeige die Vorteile der Teams Telefonie auf, z.B. die Möglichkeit, von überall aus zu telefonieren, und die Integration in bestehende Workflows.
- Implementiere die Teams Telefonie schrittweise, damit sich die Benutzer an die Änderungen gewöhnen können.
Sicherheit
Da Anrufe über das Internet abgewickelt werden, könnten Sicherheitsbedenken entstehen. Besonders bei der Übertragung sensibler Informationen muss sichergestellt sein, dass die Daten geschützt sind.
Lösung
- Microsoft Teams bietet integrierte Sicherheitsmassnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Stelle sicher, dass diese Funktionen aktiviert sind, und ergänze sie durch regelmässige Sicherheitsupdates und Mitarbeiterschulungen.
Einrichtung der Teams Telefonie
Die Einrichtung von Microsoft Teams Telefonie ist einfacher, als du vielleicht denkst. Hier sind die grundlegenden Schritte:
- Lizenzierung
Stelle sicher, dass du die richtigen Lizenzen für die Teams Telefonie hast. Für die meisten Unternehmen wird eine Microsoft 365-Lizenz (z.B. E5) benötigt, die die Telefoniefunktionalität bereits enthält. Alternativ kannst du die Telefoniefunktionen zu einer bestehenden Lizenz hinzufügen. - Telefonnummern einrichten
- Wenn du den Microsoft-Anrufplan nutzt, kannst du Rufnummern direkt über Microsoft bestellen und zuweisen.
- Bei der Nutzung von Direct Routing benötigst du einen virtuellen Anschluss (“SIP-Trunk”), der deine bestehende Telefonanlage mit Teams verbindet. Die Telefonnummern wurden oder werden von deinem Netzbetreiber bezogen.
- Auch bei den Anbindungsoptionen Operator Connect und Teams Telefon Mobile stellt dein Netzbetreiber deine Telefonnummern bereit.
- Konfiguration in Teams
In der Microsoft Teams-Admin-Konsole kannst du Benutzer zuweisen, Anrufrichtlinien erstellen und Funktionen wie Anrufweiterleitung und Voicemail konfigurieren. - Tests und Rollout
Führe vor dem Rollout umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Plane die Einführung der Teams Telefonie in Phasen, damit du potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben kannst.
Best Practices für die Nutzung der Teams Telefonie
Damit die Teams Telefonie in deinem Unternehmen ein Erfolg wird, solltest du die folgenden Best Practices berücksichtigen:
- Support bereitstellen
Richte einen klaren Ansprechpartner oder ein Support-Team ein, das bei technischen Problemen helfen kann. - Regelmässige Schulungen
Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden die Funktionen der Teams Telefonie verstehen und effektiv nutzen können. - Feedback einholen
Höre auf das Feedback deiner Mitarbeitenden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. - Sicherheitsmassnahmen umsetzen
Stelle sicher, dass alle Sicherheitsfunktionen aktiviert sind und dass deine Mitarbeitenden geschult sind, potenzielle Bedrohungen zu erkennen.
Fazit
Microsoft Teams Telefonie revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren. Durch die Integration von Telefonie in eine zentrale Plattform kannst du nicht nur die Effizienz und Flexibilität deiner Kommunikation verbessern, sondern auch Kosten sparen und moderne Arbeitsmodelle unterstützen.
Mit den richtigen Vorbereitungen, Schulungen und Sicherheitsmassnahmen kannst du die Einführung der Teams Telefonie reibungslos gestalten und sicherstellen, dass dein Unternehmen von allen Vorteilen dieser Lösung profitiert.
Wenn du noch unsicher bist, wie du Teams Telefonie in deinem Unternehmen einführen sollst, zögere nicht, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. So kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen optimal von dieser modernen Kommunikationslösung profitiert.
Weiterführende Links
Erfahre unter diesen Links mehr zum Thema Microsoft Teams Telefonie.
- Homepage von Microsoft Teams Telefon
- Features von Microsoft Teams Telefonie
- MS Teams Telefonie im Digilan-Dienstleistungsportfolio
- Entscheidungshilfe zur Wahl deiner Microsoft-Voice-Lösung
- Testtool für Microsoft 365 Netzwerkkonnektivität und Hilfestellung
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